La qualité chez Quovive
La norme professionnelle de maîtrise de la qualité, NPMQ (norme agréée par arrêté ministériel du 1er septembre 2016 applicable à compter du 1er octobre 2016) fait obligation aux cabinets d’expertise-comptable de mettre en œuvre des procédures prévoyant la tenue d’une documentation destinée à fournir la preuve du fonctionnement de son système de maîtrise de la qualité.
Par ailleurs, la norme ISO 17029 fixe des exigences aux organismes tiers indépendants chargés de missions de vérification.
Concrètement, le cabinet doit donc mener une "démarche qualité" sur toutes les missions entrant dans son champ de compétences avec des exigences et applications possiblement différentes selon les activités/missions concernés.
Cette démarche est consignée notre manuel de système de maîtrise de la qualité qui décrit les dispositifs en place pour garantir le respect des règles professionnelles et des exigences ainsi que la qualité des missions, et qui documente les procédures opérationnelles appliquées.
Ce manuel n'est pas seulement un document obligatoire ; il est surtout un document pratique, vivant et utile à la vie du cabinet.
Ce manuel présente l’organisation du système de management de la qualité du cabinet Quovive.
Il s’articule autour des 6 thématiques suivantes :
- responsabilités ;
- règles de déontologie ;
- acceptation et maintien des missions ;
- ressources humaines ;
- réalisation des missions ;
- surveillance du système de maîtrise de la qualité.
Nous précisons que le management de la qualité ne peut être considéré séparément de notre démarche structurante de société à mission. Les travaux que nous réalisons dans ce cadre nous apporte énormément dans notre démarche qualité : ils nous fédèrent autour de valeurs, nous enrichissent et donnent du sens à notre travail quotidien.
Tout comme notre démarche qualité, le pilotage de notre mission nous permet d’avoir une vision commune de l’avenir de Quovive.
Nos informations en tant qu'OTI (organisme tiers indépendant) sociétés à mission
Quovive est accrédité en qualité d'OTI en tant qu'organisme de validation/vérification pour le domaine d'activité 19.1 – DONNÉES ET DÉCLARATIONS pour lesquelles les activités sont précisément décrites dans l'annexe technique n°3-2054 rév. 0 et réalisées à partir d'une ou plusieurs des implantations listées dans cette annexe technique.
Pour mener à bien notre travaux de vérification nous déployons un processus de vérification (référence PROG0001 v06) structuré en 7 étapes pour respecter les exigences de la norme ISO17029 : préengagement, engagement, planification, exécution de la vérification, revue, décision et délivrance de l'avis. Ce processus en 7 étapes est encadré par quatre principes : enregistrements, exclusivité et confidentialité des informations obtenues, traitement des plaintes et prise en compte des faits intervenus postérieurement à la délivrance de l’avis.
Référence à la vérification
En tant que client de Quovive – comptabilité & durabilité, vous est autorisé à faire état de la réalisation de notre mission de vérification sous réserve du respect des conditions suivantes : toute référence doit être fidèle, exacte et non trompeuse, et strictement limitée à la déclaration ayant fait l’objet de la vérification. La communication doit préciser : notre identité : Quovive – comptabilité & durabilité ; la nature de la mission : mission de vérification ; le périmètre concerné et le niveau d'assurance "modéré".
Toute référence ne doit en aucun cas créer une confusion avec une certification, labellisation ou approbation globale ; laisser entendre que des éléments non vérifiés sont couverts ; ni utilisée hors de son contexte ou de manière partielle.
En tant que client, vous vous interdisez d’utiliser notre nom, logo ou de faire référence à notre entreprise susceptible d’induire en erreur.
Vous vous engagez à nous soumettre, à première demande, tout support comportant une référence à la vérification ; procéder sans délai à toute correction que nous pourrions demander ; cesser toute communication non conforme. En cas de non-respect, nous nous réservons le droit d’exiger le retrait des communications concernées et de prendre toute mesure appropriée.
Notre gestion des plaintes et des appels
Nous avons un processus de prise en charge des plaintes et des appels encadré par notre procédure PROC 0024.
Notre engagement d'indépendance et d'impartialité
Chez Quovive, l'indépendance fait ainsi partie des conditions fondamentales de l'exercice de notre activité professionnelle. Elle est indispensable à la crédibilité de notre cabinet, à l’impartialité et à la qualité de nos travaux. On peut définir l'indépendance comme le fait d'agir avec intégrité et objectivité. L'intégrité est la faculté de juger et d'agir professionnellement, hors de tout intérêt personnel ou particulier.
Tous les membres de l'équipe du cabinet, des associées aux collaborateurs, doivent non seulement être mais aussi paraître indépendants à l'égard de nos clients et de nos missions.
Les membres de l'équipe du cabinet doivent notamment éviter de se trouver dans une situation qui pourrait faire présumer un manque d'indépendance. Ils doivent être libres de tout lien extérieur d'ordre personnel, professionnel ou financier qui pourrait être interprété comme constituant une entrave à leur intégrité ou à leur objectivité. Ils ne doivent laisser aucune pression commerciale, financière ou autre compromettre leur impartialité.
Les règles d'indépendance concernent tous les intervenants directs et indirects au sein du cabinet : associés, collaborateurs, experts auxquels le cabinet fait appel, stagiaires.
Chacun doit examiner sa propre situation pour identifier les risques avérés et potentiels liés à une perte d'indépendance.
Octavie VERICEL doit s'assurer que ces différentes règles sont correctement diffusées, comprises et appliquées au sein du cabinet.
L'indépendance de l'expert-comptable passe notamment par le respect de certaines règles d'application obligatoire. Ainsi, l'activité est incompatible avec certaines occupations qui pourraient porter atteinte à l'indépendance, en particulier avec tout emploi salarié (sauf chez un autre expert-comptable, un commissaire aux comptes ou une AGC).
L’indépendance de l’organisme tiers indépendant passe aussi par le fait de ne pas lier nos activités de vérification aux activités du tout organisme qui fournirait du conseil.
Dispositifs applicables aux missions
Pour garantir l’impartialité de nos travaux et notamment ceux liés à notre activité d’OTI (validation/vérification de déclarations), nous n’acceptons pas de mission de vérification avec un client avec lequel nous sommes déjà liés par une autre relation contractuelle reconductible (expertise-comptable).
Si nous avons mené une mission de conseil ponctuel, nous n’acceptons pas non plus de mission de vérification pendant un délai de 5 ans sur le même domaine que celui où nous avons mené notre mission de conseil car nous pourrions nous retrouver à vérifier des déclarations auxquelles nous avons été associés en tant que conseil.
Par contre, nous pouvons accepter une mission de vérification sans délai dès lors qu’elle porte sur des éléments où nous n’avons pas donné de conseil.
Si la mission en qualité d’OTI (vérification de déclaration) est terminée, nous n’avons pas de problème d’impartialité à accepter une mission de conseil ou d’expertise-comptable (mission de présentation), et ce dès le lendemain de la rupture des relations contractuelles liées à notre mission de vérification.
Conflit d'intérêt des intervenants
Les membres du cabinet ne peuvent participer à une mission dès lors qu’ils se retrouvent en situation de conflit d’intérêt car un membre de leur famille proche a un intérêt dans la société cliente. L'indépendance doit être maintenue tout au cours de la mission.
Le cabinet ne peut prendre, recevoir ou conserver, directement ou indirectement, un intérêt auprès d'un client ou de structures liées à un client.
Ainsi, sauf cas particuliers, aucun membre de l'équipe ne peut :
- détenir directement ni indirectement de titres d'un client
- réaliser des opérations financières sur des titres d'un client
- emprunter ou prêter de l'argent à un client
- souscrire une assurance auprès d'un client
- bénéficier de conditions particulières lors d'opérations d'achats ou de ventes réalisées avec un client.
Toutes ces situations doivent être immédiatement portées à la connaissance de la direction du cabinet.
Selon notre procédure PROC 0008 Indépendance et impartialité des collaborateurs, tous les membres de l'équipe du cabinet rédigent et signent chaque année un engagement et une confirmation écrite indiquant :
- qu'ils comprennent et respectent les règles du cabinet en matière de qualité, d'indépendance et d’impartialité ;
- qu'ils sont indépendants à l'égard de tous les clients et de toutes les missions sur lesquels ils interviennent.
Tout intervenant du cabinet, dès qu'il a connaissance d'un risque potentiel de perte d'indépendance sur un dossier, doit informer le responsable de la mission afin que des mesures appropriées puissent être mises en œuvre.
Notre engagement RGPD
Le cabinet QUOVIVE garantit à ses clients le respect de la réglementation européenne relative au traitement à la circulation des données des personnes physiques (RGPD).
Les données personnelles que nous gérons concernent :
- Certaines données relatives aux salariés des entreprises que nous accompagnons,
- Certaines données relatives aux associés des structures juridiques ou aux chefs d’entreprises individuelles que nous accompagnons.